ÁFA-tervezés vállalkozásoknak: hogyan kerüld el a váratlan fizetési terheket?

Miért okozhat likviditási problémát az ÁFA?

Egy vállalkozásnak lehet magas árbevétele és jó eredménye, mégis kerülhet átmenetileg nehéz pénzügyi helyzetbe.

Ennek egyik oka lehet, ha az adófizetési kötelezettségeket nem választja külön a szabadon felhasználható pénztől.

A beérkező összegekből ugyanis később finanszírozni kellhet:

• az ÁFA-fizetést,
• más adókat,
• béreket,
• beszállítókat,
• és a vállalkozás működési költségeit.

Minél nagyobb a forgalom, annál nagyobb összegről lehet szó.

1. Ne a teljes beérkező összeget tekintsd elkölthető pénznek

Ez az egyik legegyszerűbb, mégis legfontosabb szabály.

Ha a vállalkozás ÁFA-köteles értékesítést végez, a vevőtől beérkező bruttó összeg egy része nem feltétlenül tekinthető valódi üzleti mozgástérnek.

Ezért érdemes belső pénzügyi rendszerben elkülöníteni:

• a vállalkozás saját bevételét,
• a várható adófizetésre szükséges összeget,
• a működéshez szükséges likviditást.

Így kisebb az esélye annak, hogy az adófizetési időszak előtt derüljön ki: nincs elegendő pénz a kötelezettség teljesítésére.

2. Kövesd havonta a várható ÁFA-egyenleget

Nem feltétlenül érdemes megvárni a bevallás elkészítését.

A könyvelési adatok alapján már korábban is lehet hozzávetőleges képet kapni arról, hogyan alakulhat az adott időszak ÁFA-egyenlege.

Érdemes figyelni:

• a kiállított számlák értékét,
• a beérkező költségszámlákat,
• a jelentősebb beszerzéseket,
• a várható értékesítést,
• az esetleges egyszeri nagy tranzakciókat.

A cél nem az, hogy a vállalkozó maga készítse el az ÁFA-bevallást, hanem hogy pénzügyileg ne érje meglepetés.

3. Egy erős hónap után készülj nagyobb fizetési kötelezettségre

Tegyük fel, hogy a vállalkozás egy átlagos hónapban 5 millió forint értékben értékesít, majd egy nagy projekt miatt hirtelen ennek többszörösét számlázza.

A bankszámla látványosan megnőhet.

Könnyű ilyenkor arra gondolni, hogy rendelkezésre áll a pénz:

• beruházásra,
• új munkatársra,
• marketingre,
• osztalékra vagy más kiadásra.

A megnövekedett értékesítés azonban a későbbi adófizetésre is hatással lehet.

Ezért a kiugró bevételi hónapokat mindig érdemes adózási oldalról is megvizsgálni.

4. A beszerzések is befolyásolhatják az egyenleget

A vállalkozás által fizetendő ÁFA nem egyszerűen az értékesítések során felszámított összegből áll.

A jogszabályi feltételek mellett bizonyos beszerzések ÁFA-tartalma levonható lehet, így a vállalkozás költségoldala is befolyásolhatja az elszámolást.

Ez különösen fontos lehet például nagyobb:

• eszközbeszerzés,
• iroda- vagy telephelyfejlesztés,
• technológiai beruházás

esetén.

Egy nagyobb beruházás előtt ezért az adózási és pénzügyi hatásokat együtt célszerű áttekinteni.

5. A számla megléte önmagában nem mindig elég

Az ÁFA-kezelésnél fontos a megfelelő bizonylat és annak szabályos kezelése.

Probléma lehet például:

• hiányzó számla,
• hibás partneradat,
• nem megfelelő teljesítési időpont,
• olyan költség, amelynek adókezelése nem egyértelmű.

Ezért a dokumentumokat érdemes folyamatosan átadni a könyvelőnek, nem közvetlenül a bevallás előtt összegyűjteni.

6. Az ÁFA-t építsd be a cash-flow tervbe

A cash-flow terv egyik legfontosabb célja, hogy megmutassa:

mikor mennyi pénz érkezik be, és mikor mennyi pénzt kell kifizetni.

Az adófizetésnek ugyanúgy helye van ebben a tervben, mint:

• a munkabéreknek,
• a bérleti díjnak,
• a beszállítóknak,
• a hiteltörlesztésnek.

Ha tudod, hogy néhány hét múlva nagyobb ÁFA-fizetés várható, már előre lehet rá pénzt elkülöníteni.

Érdemes külön összeget fenntartani?

Sok vállalkozás számára praktikus megoldás lehet, ha az adófizetéshez szükséges összeget fejben vagy akár külön pénzügyi keretként kezeli.

A lényeg, hogy ne keveredjen össze:

a bankszámlán lévő pénz

és

a valóban szabadon felhasználható pénz.

Egy magas bankszámlaegyenleg önmagában ugyanis nem jelenti azt, hogy a teljes összeg biztonságosan elkölthető.

Mikor különösen fontos az előzetes egyeztetés?

Érdemes könyvelővel vagy adótanácsadóval előre egyeztetni például:

• nagyobb beruházás előtt,
• jelentős egyszeri értékesítésnél,
• új tevékenység indításakor,
• külföldi ügyleteknél,
• jelentősen megváltozó üzleti modell esetén.

Ilyenkor nemcsak az számít, mennyi lesz az adó, hanem az is, mikor jelentkezik a fizetési kötelezettség és hogyan hat a vállalkozás pénzforgalmára.

Az ÁFA-tervezés célja nem az utolsó pillanatos számolgatás

A jó pénzügyi tervezés lényege nem az, hogy a bevallási határidő előtt néhány nappal kiderüljön, mennyi pénzt kell előteremteni.

A cél az, hogy a vállalkozó már korábban lássa:

• milyen kötelezettség várható,
• rendelkezésre áll-e hozzá a szükséges likviditás,
• hogyan hat a következő hónap működésére.

Így az ÁFA nem váratlan pénzügyi teherként jelenik meg, hanem a vállalkozás előre tervezett működésének része lesz.

• A bankszámlára beérkező teljes összeg nem feltétlenül használható szabadon.
• Az ÁFA-fizetést érdemes előre beépíteni a cash-flow tervbe.
• A nagyobb értékesítési hónap magasabb későbbi adófizetést is jelenthet.
• A beszerzések és beruházások időzítése befolyásolhatja az ÁFA-egyenleget.
• A hiányzó vagy hibás bizonylatok problémát okozhatnak az elszámolásnál.
• A rendszeres könyvelői egyeztetés segít elkerülni a meglepetéseket.