Előleg vállalkozásoknál: mikor érdemes kérni és hogyan védi a cash-flow-t?

Miért okozhat problémát egy nagy projekt?

Tegyük fel, hogy egy vállalkozás elvállal egy több hónapos munkát.

Már az első hetekben jelentkezhetnek:

• alapanyagköltségek,
• alvállalkozói díjak,
• munkabérek,
• szállítási költségek,
• egyéb projektkiadások.

Az ügyfél viszont lehet, hogy csak a teljesítés után fizet.

Így akár jelentős összeg is hiányozhat átmenetileg a vállalkozás pénzforgalmából.

Mikor lehet különösen indokolt előleget kérni?

Nem minden megrendelésnél szükséges ugyanaz a fizetési konstrukció.

Előleg különösen indokolt lehet, ha:

• nagy értékű projektről van szó,
• egyedi terméket vagy szolgáltatást készítesz,
• jelentős anyagköltség merül fel,
• alvállalkozót kell előre kifizetni,
• hosszú a teljesítési idő,
• új ügyféllel dolgozol,
• a projekt lemondása jelentős veszteséget okozna.

Ilyenkor az előleg nem egyszerűen fizetési feltétel, hanem kockázatkezelési eszköz.

Az előleg javíthatja a cash-flow-t

A cash-flow szempontjából nemcsak az számít, mennyi bevételt termel egy projekt, hanem az is, mikor érkezik meg a pénz.

Egy munka lehet kifejezetten nyereséges, mégis likviditási problémát okozhat, ha:

• a költségeket azonnal ki kell fizetni,
• az ügyfél pedig csak 60–90 nappal később fizet.

Előleggel a vállalkozás költségeinek egy részét már a projekt elején finanszírozni lehet.

Ez különösen fontos gyors növekedésnél, amikor egyszerre több nagyobb projekt indul.

Mekkora előleget érdemes kérni?

Nincs minden vállalkozásra alkalmazható egyetlen megfelelő százalék.

Érdemes abból kiindulni, hogy a projekt elején mekkora összegű, nehezen visszafordítható kiadást kell vállalni.

Például ha a teljes munka értéke 5 millió forint, de már az induláskor 1,5 millió forint anyagköltség jelentkezik, célszerű ezt a finanszírozási igényt is figyelembe venni.

A cél nem feltétlenül az, hogy az ügyfél előre kifizesse a teljes munkát.

A cél az, hogy a vállalkozás ne vállaljon aránytalan finanszírozási kockázatot.

Hosszabb projektnél a részszámlázás is megoldás lehet

Több hónapos munkánál az egyszeri előleg és a végszámla közötti időszak még mindig túl hosszú lehet.

Ilyenkor praktikus lehet a projektet mérföldkövekre bontani.

Például:

1. előleg a projekt indulásakor,
2. részszámla az első szakasz elkészültekor,
3. újabb részszámla a következő mérföldkőnél,
4. végszámla a teljesítéskor.

Így a bevételek és a projekt költségei időben közelebb kerülnek egymáshoz.

Az előleg csökkentheti a visszamondás kockázatát is

Egy egyedi projekt esetében előfordulhat, hogy a vállalkozás már:

• megrendelte az alapanyagot,
• lefoglalta a kapacitását,
• elvégezte az előkészítő munkát,

amikor az ügyfél visszalép.

Ha semmilyen előzetes fizetés nem történt, a vállalkozás viseli a teljes veszteséget.

Az előleg ezért bizonyos esetekben nemcsak cash-flow eszköz, hanem a projekt komolyságának visszaigazolása is lehet.

Új ügyfélnél különösen fontosak a fizetési feltételek

Egy régi partner fizetési szokásairól már vannak tapasztalatok.

Új ügyfélnél azonban még nem tudható:

• mennyire pontosan fizet,
• mennyire stabil pénzügyileg,
• hogyan kezeli a jóváhagyásokat,
• előfordul-e késedelem.

Ezért nagyobb első projekt esetén különösen fontos lehet olyan fizetési struktúrát kialakítani, amely nem helyez teljes finanszírozási terhet a vállalkozásra.

Az előleg sem helyettesíti a szerződést

Az előleg mellett is fontos, hogy a felek egyértelműen rögzítsék:

• a munka tartalmát,
• az összegeket,
• a fizetési határidőket,
• a projekt mérföldköveit,
• a módosítások kezelését,
• és a megszűnés feltételeit.

Minél nagyobb összegű a projekt, annál fontosabb, hogy ne csak szóban legyenek tisztázva ezek a feltételek.

Figyelj az előleg megfelelő adminisztrációjára

Az előlegnek számlázási, könyvelési és adózási kezelése is van.

Ezért fontos, hogy a vállalkozás ne egyszerűen „foglalóként” vagy tetszőleges előre fizetett összegként kezelje anélkül, hogy tisztázta volna annak megfelelő dokumentációját.

Új vagy szokatlan konstrukció előtt érdemes könyvelővel egyeztetni, különösen nagyobb összegű projektnél.

Az ügyfél finanszírozása nem lehet automatikus

Természetesen nem minden ügyféltől szükséges előleget kérni.

A probléma inkább akkor van, ha a vállalkozás automatikusan elfogadja, hogy:

• minden költséget előre kifizet,
• hónapokig finanszírozza a munkát,
• majd csak a végén kap pénzt.

Egy nagy projekt nemcsak bevételt jelent, hanem finanszírozási igényt is.

A fizetési feltételek kialakításakor ezért azt is meg kell vizsgálni, hogy ki finanszírozza a projektet annak elkészültéig.

Ha ezt a vállalkozás tudatosan kezeli, stabilabb cash-flow mellett akár nagyobb munkákat is biztonságosabban vállalhat.

• A teljesítés előtti költségeket nem mindig érdemes saját forrásból finanszírozni.
• Nagyobb projektnél az előleg csökkentheti a cash-flow terhelését.
• Az előleg mérsékelheti a visszamondásból eredő pénzügyi kockázatot.
• Hosszabb projektnél részszámlázás vagy mérföldkőalapú fizetés is indokolt lehet.
• A fizetési feltételeket már a szerződéskötéskor érdemes egyértelművé tenni.
• Az előleg megfelelő számlázási és adózási kezelését célszerű könyvelővel egyeztetni.