Mikor érdemes kiszervezni egy feladatot? Pénzügyi szempontok vállalkozóknak

1. Ne csak az óradíjat hasonlítsd össze

Tegyük fel, hogy egy külső szakember óradíja elsőre magasnak tűnik.

Ezt azonban nem egy munkavállaló nettó vagy bruttó bérével kell közvetlenül összehasonlítani.

A belső kapacitás teljes költségébe tartozhat:

• munkabér,
• kapcsolódó közterhek,
• eszközök,
• szoftverek,
• iroda,
• képzés,
• szabadság és kieső idő,
• vezetői és adminisztrációs kapacitás.

Ezért az első kérdés mindig az legyen:

mennyi a két megoldás teljes éves költsége?

2. Mennyi munkát jelent valójában?

Ha egy feladat havonta csak néhány órát igényel, nem feltétlenül gazdaságos külön belső pozíciót létrehozni rá.

Más a helyzet, ha a munkamennyiség:

• folyamatos,
• jól tervezhető,
• és már önmagában kitölt egy teljes vagy részmunkaidős pozíciót.

A kiszervezés különösen rugalmas lehet olyan feladatoknál, amelyek mennyisége hónapról hónapra változik.

3. Mennyire speciális tudásra van szükség?

Bizonyos feladatokat ritkán kell elvégezni, viszont magas szintű szakértelmet igényelnek.

Ilyen lehet például egy speciális jogi, informatikai vagy adózási kérdés.

Ha a vállalkozásnak évente csak néhány alkalommal van szüksége erre a tudásra, gyakran nem gazdaságos teljes belső kapacitást fenntartani.

Külső partnerrel ilyenkor közvetlenül a szükséges szaktudáshoz lehet hozzáférni.

4. Fix vagy változó költséget szeretnél?

Egy belső munkatárs költsége jellemzően rendszeresen jelentkezik.

Ez növeli a vállalkozás fix havi költségszintjét.

Egy külső partner esetében viszont sokszor lehetőség van:

• projektalapú,
• óradíjas,
• teljesítményhez kötött,
• vagy időszakos együttműködésre.

Ez különösen fontos olyan vállalkozásoknál, amelyek bevétele ingadozó.

Minél magasabb a fix költségszint, annál nagyobb bevétel szükséges minden hónapban a nullszaldó eléréséhez.

5. Mennyi időt szabadít fel?

A kiszervezés egyik legnehezebben mérhető előnye a felszabaduló idő.

Tegyük fel, hogy a cégvezető hetente öt órát tölt egy olyan adminisztratív feladattal, amelyet külső szolgáltató is el tudna végezni.

A kérdés nem csak az, hogy mennyibe kerül a szolgáltató.

Azt is érdemes megvizsgálni:

mit tudna a cégvezető ehelyett az öt órában csinálni?

Ha ezt az időt értékesítésre, ügyfélszerzésre vagy fejlesztésre tudja fordítani, a kiszervezés közvetett pénzügyi értéke jelentős lehet.

6. Mekkora kockázatot jelent a külső partner?

A kiszervezésnek természetesen nemcsak előnyei vannak.

Kockázat lehet például:

• a külső partner elérhetősége,
• adatbiztonság,
• minőségellenőrzés,
• határidők,
• túlzott függőség egy szolgáltatótól.

Ezért nem feltétlenül az a jó stratégia, hogy minden kiszervezhető feladatot automatikusan külső partnerhez adjunk.

7. Mi az, amit inkább érdemes házon belül tartani?

Bizonyos feladatok szorosan kapcsolódnak a vállalkozás versenyelőnyéhez vagy napi működéséhez.

Ha egy terület:

• stratégiai fontosságú,
• folyamatos belső kommunikációt igényel,
• érzékeny üzleti információkkal dolgozik,
• vagy alapvető része a vállalkozás értékteremtésének,

akkor lehet, hogy hosszabb távon érdemes belső tudást építeni rá.

A döntés tehát nem csak költségkérdés.

Egyszerű példa: belső munkatárs vagy külső partner?

Tegyük fel, hogy egy feladatra havonta körülbelül 30 munkaóra szükséges.

A külső partner teljes díja:

300 000 Ft/hó

Elsőre soknak tűnhet.

Egy saját munkatársnál azonban nemcsak a munkabért kell figyelembe venni, hanem az összes kapcsolódó költséget és azt is, hogy a fennmaradó munkaidejére van-e megfelelő mennyiségű hasznos feladat.

Ha nincs, a részben kihasználatlan belső kapacitás valójában drágább lehet.

Mikor érdemes újragondolni a döntést?

Ami ma gazdaságos kiszervezésként, az két év múlva már nem biztos, hogy az lesz.

Ha például a vállalkozás folyamatosan növekszik, és egy külső partner munkája már szinte teljes munkaidős kapacitást igényel, érdemes újraszámolni a lehetőségeket.

Ugyanez fordítva is igaz.

Ha egy belső terület munkamennyisége jelentősen csökken, érdemes megvizsgálni, hogy továbbra is indokolt-e a teljes kapacitás fenntartása.

Nem az a kérdés, melyik olcsóbb első ránézésre

A kiszervezés vagy házon belüli működés közötti döntésnél könnyű egyetlen számra koncentrálni.

A jobb összehasonlításhoz azonban érdemes együtt vizsgálni:

• teljes költség,
• munkamennyiség,
• szükséges szakértelem,
• rugalmasság,
• időmegtakarítás,
• üzleti kockázat.

Így a döntés nem pusztán azon alapul, hogy melyik ajánlat tűnik olcsóbbnak, hanem azon, melyik megoldás szolgálja jobban a vállalkozás hosszú távú működését.

• A külsős díjat a belső megoldás teljes költségével kell összehasonlítani.
• Nem minden feladatra éri meg saját munkatársat fenntartani.
• A kiszervezés csökkentheti a fix költségeket.
• Speciális szaktudásnál gyakran hatékonyabb lehet külső partnert bevonni.
• A túlzott kiszervezés kontrollvesztést is okozhat.
• A döntésnél a pénzügyi és működési szempontokat együtt érdemes értékelni.