Pénzügyi tartalék vállalkozásoknak: mekkora biztonsági összeget érdemes felépíteni?

Miért nem elég, ha van pénz a bankszámlán?

A pozitív bankszámlaegyenleg önmagában még nem jelent valódi pénzügyi tartalékot.

A számlán lévő pénz egy része már előre „foglalt” lehet:

• adófizetésre,
• munkabérekre,
• beszállítókra,
• bérleti díjra,
• hiteltörlesztésre,
• közelgő beruházásokra.

Ezért érdemes különbséget tenni a napi működéshez szükséges pénz és a valódi biztonsági tartalék között.

Miből indulj ki a tartalék meghatározásakor?

Az egyik legegyszerűbb kiindulópont a vállalkozás havi fix költségeinek meghatározása.

Ilyen lehet például:

• bérek és kapcsolódó költségek,
• bérleti díjak,
• könyvelés,
• szoftverek,
• biztosítások,
• törlesztések,
• egyéb rendszeresen jelentkező kiadások.

Ezek akkor is jelentkeznek, ha egy gyengébb hónapban kevesebb bevétel érkezik.

Mekkora tartalék számít megfelelőnek?

Nincs minden vállalkozásra alkalmazható egyetlen ideális összeg.

Más tartalékra lehet szüksége egy olyan cégnek, amely:

• minden hónapban hasonló bevételt termel,

mint egy olyannak, amely:

• szezonálisan működik,
• néhány nagy ügyféltől függ,
• hosszú fizetési határidőkkel dolgozik,
• magas fix költségekkel rendelkezik.

Minél bizonytalanabb a bevétel, annál nagyobb biztonsági puffer lehet indokolt.

A cél nem egy véletlenszerű összeg félretétele, hanem annak meghatározása, hogy mennyi ideig tudna működni a vállalkozás jelentősen csökkent bevétel mellett.

Ne keverd össze az adóra félretett pénzzel

Sok vállalkozásnál jelentős összeg gyűlik össze időszakosan a bankszámlán, amely később adófizetésre lesz szükséges.

Ez nem valódi tartalék.

Ha például egy összegből néhány héten belül adót kell fizetni, azt nem érdemes úgy kezelni, mintha szabadon felhasználható biztonsági keret lenne.

Praktikus lehet külön gondolkodni:

• működési pénzről,
• adófizetésre elkülönített összegről,
• valódi pénzügyi tartalékról.

Milyen helyzetekben lehet szükség a tartalékra?

A pénzügyi tartalék legnagyobb értéke általában olyan eseményeknél jelenik meg, amelyek pontos időpontját nem lehet előre tervezni.

Például:

• elveszik egy jelentős ügyfél,
• több vevő egyszerre fizet késve,
• nagyobb műszaki meghibásodás történik,
• váratlanul emelkedik egy fontos költség,
• néhány hónapra visszaesik a kereslet.

Tartalék nélkül ezek az események gyorsan kényszerintézkedésekhez vezethetnek.

Hogyan építsd fel fokozatosan?

Nem feltétlenül reális egyik hónapról a másikra több hónapnyi működési költséget félretenni.

Sok vállalkozás számára működőképesebb lehet a fokozatos építkezés.

Például minden hónapban a rendelkezésre álló pénz egy meghatározott részét lehet elkülöníteni addig, amíg a vállalkozás el nem éri a kívánt biztonsági szintet.

A lényeg, hogy a tartalékképzés ne az legyen, ami „ha marad pénz, megtörténik”, hanem tudatos pénzügyi cél.

Mikor érdemes újraszámolni a szükséges összeget?

A vállalkozás változásával a megfelelő tartalék összege is változik.

Érdemes újraszámolni például akkor, ha:

• új munkatársakat veszel fel,
• nagyobb irodába költözöl,
• jelentősen emelkednek a fix költségek,
• új hitel vagy lízing jelenik meg,
• megváltozik a bevételi struktúra.

Egy három évvel ezelőtt meghatározott biztonsági összeg könnyen kevéssé válhat egy időközben jelentősen megnőtt vállalkozás számára.

A tartalék nem kihasználatlan pénz

Vállalkozóként könnyű úgy tekinteni a félretett pénzre, mint olyan forrásra, amelyet inkább növekedésre vagy beruházásra lehetne fordítani.

A pénzügyi tartaléknak azonban más a feladata.

Nem feltétlenül hozamot termel, hanem csökkenti a vállalkozás sérülékenységét.

Egy megfelelő biztonsági pufferrel egy gyengébb hónap nem feltétlenül jelent azonnali költségvágást, egy késve fizető ügyfél pedig nem feltétlenül veszélyezteti a következő havi béreket.

Ez a mozgástér hosszú távon önmagában is jelentős értéket képviselhet.

• A nyereséges működés nem jelenti automatikusan azt, hogy van elegendő tartalék.
• A tartalékot a havi fix költségek alapján érdemes meghatározni.
• Minél ingadozóbb a bevétel, annál fontosabb a nagyobb biztonsági puffer.
• A tartalék célja nem a befektetés, hanem a működés stabilitásának fenntartása.
• Érdemes külön kezelni az adófizetésre félretett összegeket és a valódi vésztartalékot.
• A tartalékot rendszeresen felül kell vizsgálni a vállalkozás növekedésével.